Наказ МОН № 249-a від 06.03.2015 ПОРЯДОК замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в Єдиній державній електронній базі з питань освіти
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
освіти і науки України
06.03.2015 № 249
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
05 травня 2015 р.
за № 494/26939
ПОРЯДОК
замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в Єдиній державній електронній базі з питань освіти
1. Цей Порядок встановлює механізм замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту державного зразка за акредитованою освітньою програмою та у власних документах про вищу освіту, виданих вищими навчальними закладами за неакредитованою освітньою програмою (далі - документ про вищу освіту), а також обліку документів про вищу освіту та додатків до них.
2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:
відповідальна особа вищого навчального закладу (його відокремленого структурного підрозділу) за створення (формування) замовлень на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них, та внесення їх до Єдиної державної електронної бази з питань освіти (далі - відповідальна особа навчального закладу) - особа, яка є штатним працівником вищого навчального закладу і на яку відповідно до наказу керівника вищого навчального закладу покладені обов’язки щодо створення (формування) замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них, та внесення їх до Єдиної державної електронної бази з питань освіти;
додаток до документа про вищу освіту - інформація (у тому числі персональні дані) щодо отриманої кваліфікації, відтворена на матеріальному носії, яка є невід’ємною частиною документа про освіту та містить опис характеру, рівня, контексту, змісту і статусу навчання, яке було здійснено та завершено учасником освітнього процесу;
документ про вищу освіту - інформація (у тому числі персональні дані), сформована в Єдиній державній електронній базі з питань освіти (далі - ЄДЕБО) згідно з переліком інформації, яка повинна міститися в документах про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31 березня 2015 року № 193 (далі - Перелік), та відтворена на матеріальному носії поліграфічним способом про здобуті особою спеціальність та спеціалізацію;
замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них (далі - Замовлення), - електронний документ, створений (сформований) вищими навчальними закладами в ЄДЕБО на основі верифікованих даних та збережений у ЄДЕБО;
реєстраційний номер документа про вищу освіту - це присвоєний в ЄДЕБО унікальний (власний) номер документа про вищу освіту, що є ідентифікатором документа у Реєстрі документів про освіту ЄДЕБО та складається із серії (літери та двох цифр) та порядкового номера, який містить шість цифр.
Інші терміни, що використовуються у цьому Порядку, вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про вищу освіту» та в постанові Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 752 «Про створення Єдиної державної електронної бази з питань освіти».
3. Замовлення створюються (формуються) відповідальною особою навчального закладу в ЄДЕБО в електронній формі з накладанням електронного цифрового підпису цієї особи, електронного цифрового підпису керівника навчального закладу та електронної печатки навчального закладу для осіб, яким до здобуття ступеня вищої освіти, спеціальності та спеціалізації залишається не більше тридцяти календарних днів, в межах ліцензованого обсягу, встановленого для навчального закладу.
Електронний цифровий підпис накладається з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису.
4. Підставою для створення (формування) Замовлення є інформація (у тому числі персональні дані) про особу та її навчання на відповідному рівні вищої освіти, що міститься в ЄДЕБО.
Створені (сформовані) в ЄДЕБО Замовлення з накладеними цифровими підписами є доступними в електронній формі вищому навчальному закладу (його відокремленому структурному підрозділу), що їх сформував.
5. Відповідальним за повноту, достовірність та актуальність інформації та даних, внесених вищим навчальним закладом (його відокремленим структурним підрозділом) до ЄДЕБО, на основі яких створюється інформація, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них, є керівник вищого навчального закладу.
6. Вищі військові навчальні заклади (відокремлені військові навчальні підрозділи вищих навчальних закладів) в межах ліцензованого обсягу формують в ЄДЕБО замовлення на отримання реєстраційних номерів документам про вищу освіту та додаткам до них для осіб, які здобувають вищу освіту. Виготовлення, видача та облік документів про вищу освіту вищими військовими навчальними закладами та відокремленими військовими навчальними підрозділами вищих навчальних закладів здійснюються в установленому законодавством порядку.
7. Технічний адміністратор ЄДЕБО протягом п’яти робочих днів з дня створення (формування) Замовлення в ЄДЕБО забезпечує його оброблення, результатом якого є створення та присвоєння реєстраційного номера документу про вищу освіту та передача навчальному закладу (відокремленому структурному підрозділу) в електронній формі реєстраційного номера разом з інформацією, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них.
8. Оброблення в ЄДЕБО Замовлень вищих військових навчальних закладів (відокремлених військових навчальних підрозділів вищих навчальних закладів) на отримання реєстраційних номерів документам про вищу освіту та додаткам до них із створенням та передачею їм відповідних реєстраційних номерів забезпечується технічним адміністратором ЄДЕБО протягом двох робочих днів з моменту внесення їх до ЄДЕБО.
9. У разі необхідності уточнення або виявлення помилок в отриманій інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них, навчальний заклад вносить уточнення або виправляє виявлені помилки в ЄДЕБО, підтверджуючи відповідними документами, скановані копії яких завантажуються та зберігаються в ЄДЕБО, після чого навчальним закладом створюється (формується) в ЄДЕБО нове Замовлення.
З дня внесення до ЄДЕБО нового Замовлення інформація, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них, створена на підставі попереднього Замовлення, вважається недостовірною.
10. Технічний адміністратор ЄДЕБО з метою створення (формування) Замовлення та здійснення обліку документів про вищу освіту здійснює такі заходи:
приймає Замовлення;
формує верифіковані дані відповідно до Замовлення, які відтворюються на матеріальному носії;
присвоює реєстраційний номер документу про вищу освіту та реєструє його у ЄДЕБО;
забезпечує внесення інформації про видані документи про вищу освіту у Реєстр документів про вищу освіту;
вживає заходів для забезпечення захисту, актуальності та достовірності даних, занесених до Реєстру документів про вищу освіту;
забезпечує доступ фізичних та юридичних осіб до Реєстру документів про вищу освіту в обсязі, достатньому для перевірки достовірності документа про вищу освіту.
11. Вищий навчальний заклад:
призначає відповідальну особу за створення (формування) Замовлення;
постійно підтримує у ЄДЕБО повноту, достовірність та актуальність інформації, у тому числі персональних даних, щодо руху контингенту студентів (зарахування на навчання, переведення, відрахування, поновлення, надання академічної відпустки, повернення з академічної відпустки, закінчення навчання тощо);
забезпечує створення (формування) та внесення до ЄДЕБО наказів щодо руху контингенту студентів;
створює (формує) Замовлення на отримання інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них;
виготовляє та видає документи про вищу освіту та додатки до них відповідно до створених Замовлень;
відповідає за повноту, достовірність та актуальність інформації та даних, внесених вищим навчальним закладом (його відокремленим структурним підрозділом) до ЄДЕБО, у тому числі за організацію та правильність виготовлення, видачі документів про вищу освіту, їх зберігання;
веде журнал реєстрації виданих дипломів.
12. Документи про освіту та додатки до них виготовляються навчальними закладами (їх відокремленими структурними підрозділами) з дотриманням законодавства, а також з урахуванням граничної вартості документа про вищу освіту, встановленої постановою Кабінету Міністрів України від 31 березня 2015 року № 193 «Про документи про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка».
13. Особі, яка успішно виконала акредитовану освітню програму та пройшла атестацію, видається документ про вищу освіту державного зразка за формою, що затверджується МОН України.
Власні документи про вищу освіту видаються вищими навчальними закладами за неакредитованими освітніми програмами.
14. Видача документа про вищу освіту та додатків до них здійснюється на підставі наказу керівника навчального закладу, сформованого у ЄДЕБО.
Навчальний заклад веде журнал реєстрації виданих документів про вищу освіту та додатків до них, що формується, роздруковується з ЄДЕБО, в якому видача документів про вищу освіту засвідчується підписами осіб, що видали та отримали документ.
15. Інформація відтворюється в документах про вищу освіту та додатках до них, що сформована з ЄДЕБО на підставі Замовлення навчального закладу (його відокремленого структурного підрозділу), відповідно до Переліку для документів про вищу освіту державного зразка. При цьому розміщення державних символів на документах про вищу освіту, крім документів про вищу освіту державного зразка, заборонено.
16. Фізичні і юридичні особи отримують доступ до інформації про документ про вищу освіту, розміщений в Реєстрі документів про вищу освіту ЄДЕБО, для перевірки достовірності документа з дати внесення до журналу реєстрації виданих документів про вищу освіту відомостей про видачу відповідного документа.
17. Документи про вищу освіту видаються випускникам або уповноваженим ними особам відповідно до законодавства.
18. Документ про вищу освіту може бути анульований навчальним закладом, який його видав, на підставі рішення суду, яке набрало законної сили.
За зверненням навчального закладу позначка «Анульовано» вноситься технічним адміністратором ЄДЕБО до Реєстру документів про освіту.
19. Документ про вищу освіту, який виготовлявся, починаючи з 2000 року, видається повторно у разі його втрати (загублення, знищення тощо), пошкодження, наявності в ньому помилок або зміни статі особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту.
Повторне виготовлення втраченого або пошкодженого документа про вищу освіту здійснюється навчальним закладом за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, шляхом відтворення в повторно виготовленому документі всієї інформації, що містилась у первинному документі про вищу освіту. У разі повторного виготовлення пошкодженого документа про вищу освіту до заяви додається оригінал пошкодженого документа про вищу освіту.
Виготовлення повторного документа про вищу освіту у зв’язку з наявністю в первинному документі помилок або зміною статі особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, здійснюється навчальним закладом за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, шляхом відтворення в повторно виготовленому документі оновленої інформації, сформованої з ЄДЕБО в порядку, передбаченому цим Порядком. До заяви додається оригінал документа про освіту, що підлягає заміні.
На документах про вищу освіту, які видаються повторно, у верхньому правому куті навчальним закладом робиться відмітка «Повторно».
Оригінал документа про вищу освіту, що додається до заяви про повторну видачу документа про вищу освіту, підлягає знищенню протягом трьох робочих днів комісією у складі не менше трьох штатних працівників навчального закладу, у тому числі відповідальною особою навчального закладу, яка складає акт знищення документів про вищу освіту, що затверджується керівником навчального закладу.
20. У разі втрати (загублення, знищення тощо) або пошкодження документа про вищу освіту, виготовленого до 2000 року, навчальні заклади виготовляють та видають їх дублікати.
Дублікат документа про вищу освіту виготовляється та видається за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, яка подається до навчального закладу, що видав документ про освіту. Якщо навчальний заклад, що видав документ, ліквідовано (реорганізовано), заява подається його правонаступнику. У разі відсутності правонаступника навчального закладу заява подається до Міністерства освіти і науки України, яке визначає навчальний заклад, що повторно видає особі документ про вищу освіту.
У заяві про видачу дубліката зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, телефон (за наявності) особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, найменування навчального закладу та дата його закінчення; найменування документа, який втрачено або пошкоджено; причини втрати або пошкодження документа; інші відомості, які особа, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, вважає суттєвими для отримання дубліката.
Відповідальна особа навчального закладу, що отримала заяву про видачу дубліката документа про вищу освіту, протягом трьох робочих днів формує та вносить в ЄДЕБО Замовлення на інформацію, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту. У замовленні на виготовлення дубліката зазначаються найменування навчального закладу та рік його закінчення випускником.
У дублікаті документа про вищу освіту відтворюється інформація про документ про вищу освіту, створена (сформована) навчальним закладом з ЄДЕБО з відміткою у верхньому правому куті «Дублікат».
21. У документі про вищу освіту, виготовленому повторно, та дублікаті документа про вищу освіту державного зразка відтворюються найменування, яке мав вищий навчальний заклад на дату закінчення його випускником, а також печатка, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника вищого навчального закладу, який створив (сформував) Замовлення.
Виготовлення та видача документів про вищу освіту, які виготовлені повторно, та дублікатів документів про вищу освіту здійснюються навчальним закладом протягом двадцяти календарних днів з дати отримання заяви від особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту.
Інформація про видачу документів про вищу освіту, що виготовлені повторно, та дублікатів документів про вищу освіту вноситься навчальним закладом до журналу реєстрації виданих документів про вищу освіту.
Тимчасово виконуюча
обов’язки
Міністра освіти і науки
України
І.Р. Совсун