Наказ Мін'юст № 1886/5-f від 11.11.2014 Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1425/26202
ВИМОГИ
щодо найменування файлів електронних облікових документів
1. Структура імені файла електронного облікового документа складається з таких елементів:
ідентифікатор електронного облікового документа;
ідентифікатор установи;
дата електронного акта;
номер електронного акта;
версія конвертування;
розширення імені файла.
2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки «.» (крапка), «–» (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.
3. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр 00 (позиції 1, 2 в імені файла).
4. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр, що беруться із додатка 5 до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання відповідно до того документа, ім’я якого створюється (позиції 4-6 в імені файла).
5. Ідентифікатор установи (позиції 8-17 в імені файла), дата складання акта (позиції 19-26 в імені файла), версія конвертування (позиції 32, 33 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 35-38) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 , зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.
6. Номер електронного облікового документа - тризначний цифровий код (позиції 28–30 в імені файла), що вказує на номер документа за порядком. У разі якщо номер електронного облікового документа складається менше ніж із 3 цифр, відсутню цифру записують зліва нулем.
Приклад: 005 (Акт № 5).
7. Зразок імені файла електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів.
Державна установа «Національне агентство України з питань державної служби» (код за ЄДРПОУ 00065672), дата акта - 17.03.2012, реєстраційний індекс акта - 7, формат - PDF, оригінал.
Позиції 1, 2: ідентифікатор облікових документів - 00.
Позиція 3 - дефіс.
Позиції 4-6: ідентифікатор електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів - 003.
Позиція 7 - дефіс.
Позиції 8-17: ідентифікатор установи - 0000065672.
Позиція 18 - дефіс.
Позиції 19-26: дата електронного акта - 20120317.
Позиція 27 - дефіс.
Позиції 28-30: номер електронного акта - 007.
Позиція 31 - дефіс.
Позиції 32, 33: версії конвертування файла електронного акта - 00; оригінал.
Позиція 34 - крапка.
Позиції 35-37: розширення імені файла - pdf.
Ім’я файла архівного електронного документа:
00-003-0000065672-20120317-007-00.pdf
Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади
С.В. Мартиненко
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1425/26202
ВИМОГИ
щодо найменування файлів електронних облікових документів
1. Структура імені файла електронного облікового документа складається з таких елементів:
ідентифікатор електронного облікового документа;
ідентифікатор установи;
дата електронного акта;
номер електронного акта;
версія конвертування;
розширення імені файла.
2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки «.» (крапка), «–» (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.
3. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр 00 (позиції 1, 2 в імені файла).
4. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр, що беруться із додатка 5 до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання відповідно до того документа, ім’я якого створюється (позиції 4-6 в імені файла).
5. Ідентифікатор установи (позиції 8-17 в імені файла), дата складання акта (позиції 19-26 в імені файла), версія конвертування (позиції 32, 33 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 35-38) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 , зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.
6. Номер електронного облікового документа - тризначний цифровий код (позиції 28–30 в імені файла), що вказує на номер документа за порядком. У разі якщо номер електронного облікового документа складається менше ніж із 3 цифр, відсутню цифру записують зліва нулем.
Приклад: 005 (Акт № 5).
7. Зразок імені файла електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів.
Державна установа «Національне агентство України з питань державної служби» (код за ЄДРПОУ 00065672), дата акта - 17.03.2012, реєстраційний індекс акта - 7, формат - PDF, оригінал.
Позиції 1, 2: ідентифікатор облікових документів - 00.
Позиція 3 - дефіс.
Позиції 4-6: ідентифікатор електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів - 003.
Позиція 7 - дефіс.
Позиції 8-17: ідентифікатор установи - 0000065672.
Позиція 18 - дефіс.
Позиції 19-26: дата електронного акта - 20120317.
Позиція 27 - дефіс.
Позиції 28-30: номер електронного акта - 007.
Позиція 31 - дефіс.
Позиції 32, 33: версії конвертування файла електронного акта - 00; оригінал.
Позиція 34 - крапка.
Позиції 35-37: розширення імені файла - pdf.
Ім’я файла архівного електронного документа:
00-003-0000065672-20120317-007-00.pdf
Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади
С.В. Мартиненко