Постанова КМУ № 348-97-п від 14.04.1997 Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А
від 14 квітня 1997 р. N 348
Київ
Про затвердження Інструкції з діловодства
за зверненнями громадян в органах державної
влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях
громадян, на підприємствах, в установах,
організаціях незалежно від форм власності,
в засобах масової інформації
{ Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 1153 ( 1153-97-п ) від 17.10.97
N 858 ( 858-2008-п ) від 24.09.2008
N 26 ( 26-2011-п ) від 19.01.2011 }

Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення
громадян" ( 393/96-ВР ) Кабінет Міністрів України
п о с т а н о в л я є:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями
громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування,
об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, в засобах масової інформації
(додається).
{ Пункт 2 втратив чинність на підставі Постанови КМ N 1153
( 1153-97-п ) від 17.10.97 }

3. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію по веденню
діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у
республіканських міністерствах і відомствах УРСР, виконкомах
місцевих Рад народних депутатів, на підпорядкованих їм
підприємствах, в установах і організаціях, затверджену постановою
Ради Міністрів УРСР від 27 квітня 1982 р. N 210 (ЗП УРСР, 1982 р.,
N 5, ст. 47).

Прем"єр-міністр України П.ЛАЗАРЕНКО
Інд.41
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 14 квітня 1997 р. N 348

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян в
органах державної влади і місцевого
самоврядування, об"єднаннях громадян, на
підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами
(клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і
місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах,
в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації (далі - організаціях) ведеться окремо від інших
видів діловодства і покладається на спеціально призначених для
цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які
містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка
охороняється законом, визначається спеціальними
нормативно-правовими актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями
громадян несуть керівники організацій.
2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні
прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження
на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення
персональними комп"ютерами (додаток N 1), або в журналах (додаток
N 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією,
заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на
картках, у журналах (додаток N 3) або за допомогою
електронно-обчислювальної техніки. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку
особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним
обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж
кількістю звернень громадян на особистому прийомі. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому
прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на
реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення
персональними комп"ютерами, або в журналах (додатки N 1 і 2). Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій,
заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян
ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 4). Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік
особистого прийому громадян здійснюються з
реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний
комп"ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище,
ім"я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки
одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання -
короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора,
виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст
документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи
за номенклатурою. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян
шляхом прямого введення в персональний комп"ютер здійснюється за
допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище,
ім"я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний
стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому
доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті
рішення, дата одержання відповіді. Склад зазначених елементів за необхідності може бути
доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід
виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення
автоматизованої реєстрації може визначатись організацією. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк
реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують
користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за
допомогою виведення інформації на екран комп"ютера, а у разі
потреби - на принтер. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у
реєстраційному штампі (додаток N 5). Штамп ставиться на нижньому
полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від
тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища
заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що
надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути
доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію,
пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг. На вимогу громадянина, який подав звернення до організації,
на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із
зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного
номера звернення. Така копія повертається громадянинові. { Пункт 2
доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 26 ( 26-2011-п ) від
19.01.2011 }
3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм
надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі
реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі
реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора
персонального комп"ютера (під час автоматизованої реєстрації),
зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви,
скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій,
заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка
"ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з
одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли
на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні),
обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і
скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через
дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.
4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій,
заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток
визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид
картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення
обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за
пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть
формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами �