Наказ СБУ № 875 від 29.12.2014 Про затвердження Інструкції про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України

Наказ СБУ № 875 від 29.12.2014 Про затвердження Інструкції про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України

СЛУЖБА БЕЗПЕКИ УКРАЇНИ
Центральне управління

НАКАЗ

29.12.2014  № 875

Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 січня 2015 р.
за № 67/26512


Про затвердження Інструкції про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України

Відповідно до статей 10, 13 Закону України “Про Службу безпеки України”, Указу Президента України від 19 лютого 2002 року № 155 “Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України”, Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950, з метою належного і своєчасного виконання законів України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України, актів Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень Голови та заступників Голови Служби безпеки України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України, що додається.

2. Начальникам функціональних підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів, установ, організацій і підприємств Служби безпеки України, Штабу Антитерористичного центру при Службі безпеки України забезпечувати організацію та здійснення контролю за своєчасним та належним виконанням документів, що підлягають розгляду Службою безпеки України відповідно до її компетенції.

3. Визначити, що:

за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються у системі Служби безпеки України, відповідають начальники функціональних підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів, установ, організацій і підприємств Служби безпеки України, Штабу Антитерористичного центру при Службі безпеки України;

за організацію та здійснення контролю за дотриманням підрозділами та органами Служби безпеки України строків виконання документів, що містять доручення Голови Служби безпеки України, заступників Голови Служби безпеки України щодо здійснення контролю, відповідає Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України;

за організацію та здійснення контролю за дотриманням підрозділами та органами Служби безпеки України строків виконання документів, що містять доручення начальників функціональних підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів, установ, організацій і підприємств Служби безпеки України, Штабу Антитерористичного центру при Службі безпеки України щодо здійснення контролю, відповідають режимно-секретні підрозділи та співробітники підрозділів та органів Служби безпеки України, на яких покладено функції контролю.

4. Начальнику Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Голова Служби В. Наливайченко
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
Центрального управління
Служби безпеки України
29.12.2014  № 875

Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 січня 2015 р.
за № 67/26512


ІНСТРУКЦІЯ
про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України

I. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у функціональних підрозділах Центрального управління (далі - підрозділи ЦУ СБУ), регіональних органах, органах військової контррозвідки, закладах, установах, організаціях і на підприємствах Служби безпеки України, у Штабі Антитерористичного центру при Службі безпеки України (далі - орган, заклад та установа СБУ).

1.2. Терміни та поняття, що вживаються в цій Інструкції:

виконавська дисципліна - неухильне додержання належного, своєчасного та якісного виконання посадовими особами підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ функціональних обов’язків (посадових інструкцій), наказів, доручень, рішень, нормативно-правових актів, планів, програм;

документ - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі;

картотека контролю виконання документів - сукупність реєстраційно-контрольних карток з інформацією про виконання документів, що систематизуються та розміщуються за однією з ознак: хронологією, відповідним підрозділом ЦУ СБУ, органом, закладом та установою СБУ (виконавцем), видом документа, строком виконання;

контрольний документ - документ, за виконанням якого згідно з резолюцією необхідно здійснювати контроль;

резолюція - це напис уповноваженої на те посадової особи на документі, що містить стисло викладені вказівки щодо його виконання;

співвиконавець - особа, яка згідно з резолюцією не є головним виконавцем документа, але поставлені завдання належать до її компетенції;

строк - певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія чи подія, яка має значення для процесу контролю;

строк виконання - час, який відводиться для розгляду питання по суті, планування, організації та проведення, у разі потреби, заходів, підготовки й друкування документа, узгодження його з іншими підрозділами ЦУ СБУ, органами, закладами та установами СБУ (виконавцями) у частині, що стосується їх компетенції, доповіді керівництву СБУ, начальникам підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, за вказівкою яких документ було взято на контроль, та надання (за необхідності) відповіді адресату;

термін - певний момент у часі, з настанням якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

1.3. Контроль за виконанням документів (далі - контроль) - це процедура, відповідно до якої уповноважені посадові особи підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ оцінюють стан дотримання виконавської дисципліни.

Контроль може здійснюватися із застосуванням автоматизованих інформаційних систем (баз даних) або системи електронного документообігу Служби безпеки України (далі - СБУ).

1.4. Основними завданнями контролю в СБУ є:

забезпечення повного і своєчасного виконання документів;

виявлення, запобігання та своєчасне усунення можливих недоліків при виконанні документів, проведення аналізу причин, що їх зумовили;

систематичне інформування Голови та заступників Голови СБУ (далі -керівництво СБУ), начальників, ректорів, директорів, завідувачів (далі -начальники) підрозділів ЦУ СБУ органів, закладів та установ СБУ про хід та результати виконання документів;

зміцнення виконавської дисципліни при виконанні документів.

1.5. Види контролю:

контроль по суті - перевірка фактичного виконання документів (логічність, повнота, обґрунтованість, умотивованість і відповідність законодавству України документів, що готуються);

контроль за формою - перевірка дотримання виконання завдань, пов’язаних з розглядом, виконанням документів (усна або письмова доповідь, виконання заходів);

контроль за додержанням строків - перевірка своєчасності виконання документів.

1.6. Основними формами контролю є:

одержання інформації про додержання строків виконання документів в усній формі або з використанням системи електронного документообігу СБУ;

одержання від виконавців або їх начальників письмових пояснень про стан виконання документів;

безпосереднє ознайомлення з роботою виконавців у відповідних підрозділах з питання виконання документів.

1.7. Строки виконання документів

Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством України. Строки виконання основних документів наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом СБУ, начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ або його (її) структурного підрозділу. Строк виконання зазначається в тексті документа або резолюції.

1.8. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів, якщо інше не передбачено законодавством України.

1.9. Строк виконання документа обраховується з дати його реєстрації у СБУ з дотриманням правил, визначених статтями 251 - 255 Цивільного кодексу України.

Строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок. Строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року строку. До строку, що визначений півроком або кварталом року, застосовуються правила про строки, які визначені місяцями. При цьому відлік кварталів ведеться з початку року. Строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. Строк, що визначений у півмісяця, дорівнює п’ятнадцяти дням. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця. Строк, що визначений тижнями, спливає у відповідний день останнього тижня строку. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день. У разі якщо строк виконання обчислюється годинами, то його перебіг починається з моменту вчинення резолюції. Термін визначається календарною датою або вказівкою на подію, яка має неминуче настати.

Кінцевим строком виконання документа є останній день зазначеного в тексті документа або резолюції строку.

Якщо на виконання надійшов документ, строк виконання якого закінчився, керівництвом СБУ, начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ визначається новий строк, який має враховувати обсяг та складність документа й бути достатнім для його всебічного аналізу та опрацювання.

1.10. Строки виконання документів підрозділами ЦУ СБУ, органами, закладами та установами СБУ визначаються керівництвом СБУ, начальниками підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ у межах строків, зазначених у пункті 1.7 цієї Інструкції.

Якщо документ потребує термінового виконання, у резолюції до нього обов’язково зазначається конкретний строк. У разі не встановлення керівництвом СБУ, начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ кінцевого строку виконання документи з позначками “терміново”, “надтерміново”, “у стислий строк”, “невідкладно” повинні бути виконані протягом семи календарних днів з дати реєстрації документа в СБУ.

1.11. У випадках установлення контрольним документом періодичного строку виконання, якщо не зазначено інше, слід керуватися таким:

при щомісячному контролі строком виконання встановлюється 10 число місяця, наступного за звітним;

при щоквартальному, щопіврічному або щорічному контролі строком виконання встановлюється 15 число місяця, наступного за звітним;

при визначенні строку виконання “січень - грудень”, “вересень - серпень” або “протягом року” строк виконання визначається як останній день останнього місяця визначеного строку. Допускається встановлення проміжних контрольних строків з боку відповідального за організацію та здійснення контролю за виконанням документів для забезпечення упередженого контролю або для підготовки інформації про хід виконання відповідного завдання, але не частіше ніж раз на квартал;

при щосеместровому контролі строком виконання встановлюється 10 число місяця, наступного за звітним;

при постійному контролі строк визначається начальником відповідного підрозділу (щодня, щотижня, щодекади).

1.12. Строки погодження проектів документів:

внутрішнє погодження (із підрозділами ЦУ СБУ, органами, закладами та установами СБУ) проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем, якщо інше не визначено підрозділом ЦУ СБУ, органом, закладом та установою СБУ, що розробив проект;

зовнішнє погодження проектів документів, що надійшли до СБУ, здійснюється у строк, визначений розробником проекту документа.

Якщо строк погодження не визначено, його погодження проводиться протягом десяти робочих днів.

Погодження проектів нормативно-правових актів здійснюється у строки, визначені Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 09 листопада 2011 року № 1156).

1.13. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, вважається день реєстрації в СБУ вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

II. Організація контролю

2.1. Контроль здійснюється за виконанням документів, у яких установлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Обов’язковому контролю підлягає дотримання строків:

виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України;

розгляду запитів і звернень народних депутатів України;

виконання доручень, прийнятих за результатами розгляду інших документів.

2.2. Про взяття на контроль визначеного в документі завдання зазначається у резолюціях керівництва СБУ, начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ на документі, що визначають відповідальних, порядок, форми і, за необхідності, строки виконання зазначених у документі завдань (вимог, питань).

2.3. За своєчасність та якість виконання документа відповідають начальники підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні), резолюції начальника, та безпосередні виконавці. У випадку коли виконання документа доручено кільком підрозділам ЦУ СБУ, органам, закладам та установам СБУ (виконавцям), головним виконавцем є підрозділ ЦУ СБУ, орган, заклад та установа СБУ (виконавець), зазначений у резолюції першим, якщо інше не обумовлено окремо.

Для організації виконання документа головному виконавцю надається право скликати співвиконавців і координувати їх роботу. З метою своєчасного виконання документа співвиконавці надають головному виконавцю необхідні матеріали для узагальнення у строк, визначений ним, або протягом перших двох третин строку, відведеного для виконання документа. Відповідають за належне і своєчасне виконання документа виконавці, зазначені в резолюції.

2.4. Підрозділи ЦУ СБУ, органи, заклади та установи СБУ, відповідальні за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, у разі потреби, розробляють план організації виконання завдань. У плані зазначаються порядкові номери заходів, їх зміст, термін (строк) виконання, відповідальні виконавці.

План організації виконання завдань затверджується керівництвом СБУ або начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ та надсилається на виконання до визначених виконавців. Якщо документ знаходиться на контролі в Управлінні режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України (далі - УРДЗК), про затвердження зазначеного плану інформуються співробітники, відповідальні за організацію та здійснення контролю за виконанням документів в УРДЗК (далі -відповідальні за здійснення контролю в УРДЗК).

2.5. За потреби зміни головного виконавця контрольного документа або залучення до виконання документа інших виконавців у найкоротший строк, але не пізніше наступного робочого дня після його отримання головним виконавцем подається обґрунтований рапорт (службова записка) начальнику, який учинив резолюцію. Після розгляду оригінал зазначеного рапорту з резолюцією негайно передається новому головному виконавцеві, а копія зазначеного рапорту надається співвиконавцям, про що повідомляється співробітник цього підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ, відповідальний за організацію та здійснення контролю за виконанням документів (далі - відповідальний за здійснення контролю), для внесення змін до відповідних обліків.

При заміні головного виконавця документи, що знаходяться на контролі в УРДЗК, передаються новому головному виконавцю через підрозділ УРДЗК, в якому був зареєстрований документ, про що в обов’язковому порядку інформуються відповідальні за здійснення контролю в УРДЗК.

2.6. УРДЗК організовує контроль за формою та строками виконання (розгляду):

законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, кореспонденції, яка надійшла з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Ради національної безпеки і оборони України;

вхідних документів, у тому числі і шифротелеграм, які містять доручення керівництва СБУ щодо здійснення контролю, крім тих документів і шифротелеграм, контроль за виконанням яких керівництвом СБУ покладено на інші підрозділи ЦУ СБУ, органи, заклади та установи СБУ;

розпорядчих актів СБУ;

звернень громадян та запитів на публічну інформацію;

рапортів військовослужбовців СБУ та заяв працівників, які уклали трудовий договір із СБУ.

2.7. Організація контролю в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ покладається на:

начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ - по суті, за формою і строками виконання документів;

начальників режимно-секретних підрозділів (відділів, секторів, секретаріатів, груп) (далі - РСП), відповідальних за здійснення контролю - за формою і строками виконання документів.

2.8. Контроль за виконанням шифротелеграм здійснюється начальниками підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, які підписували ці шифротелеграми чи яким вони адресовані, особисто або за їх дорученням призначеними особами.

III. Здійснення контролю за виконанням документів

1. Взяття документів на контроль

1.1. Контроль за виконанням документів включає в себе такі етапи:

взяття документів на контроль;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів;

облік і узагальнення результатів контролю;

інформування керівництва СБУ, начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ про хід та результати виконання документів;

повідомлення про хід та результати виконання документів на службових і оперативних нарадах;

зняття документів з контролю;

формування картотеки контролю виконання документів.

1.2. Під час взяття на контроль документа, який містить вказівку керівництва СБУ щодо здійснення контролю, на лівому полі його першого аркуша (на рівні заголовка до тексту) відповідальними за здійснення контролю в УРДЗК проставляється штамп “ВЗЯТО НА КОНТРОЛЬ в УРДЗК СБУ”, а на документі, який містить вказівку начальника підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ щодо здійснення контролю, - відповідальними за здійснення контролю цих органів та підрозділів проставляється штамп “Контроль” або літера “К”.

1.3. Про взяття документів на контроль робляться відмітки в основних реєстраційних формах документів (журналах, картках, відомостях) та в автоматизованих інформаційних системах (базах даних) у разі їх наявності.

1.4. Документи, виконання яких узято на контроль, невідкладно передаються у встановленому порядку співробітниками УРДЗК і РСП підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ виконавцям.

Відповідають за організацію своєчасної передачі документів виконавцям начальник УРДЗК, начальники РСП підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ.

1.5. Контроль за виконанням документа здійснюється за реєстраційно-контрольною карткою за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції. Крім того, він може виконуватися із застосуванням засобів автоматизованої обробки інформації, з дотриманням при цьому вимог забезпечення режиму секретності та технічного захисту інформації.

1.6. Реєстраційно-контрольні картки заповнюються відповідальними за здійснення контролю. У випадках, коли, відповідно до вимог режиму секретності, зі змістом документа недоцільно знайомити відповідальних за здійснення контролю, реєстраційно-контрольні картки заповнюються зі слів виконавця.

1.7. При заповненні до реєстраційно-контрольних карток переносяться необхідні реквізити, що містяться в документі (звідки надійшов документ (відправник), вихідний та вхідний реєстраційні номери, дати підписання й реєстрації (одержання) документа, вид і стислий зміст документа, резолюція, прізвища начальників, які розглядали документ).

1.8. У реєстраційно-контрольних картках заборонено розкривати зміст оперативно-розшукових заходів. При здійсненні контролю за виконанням документів, які містять секретну інформацію, у реєстраційно-контрольних картках зазначаються окремі положення цього документа чи номери його пунктів, що підлягають виконанню, без їх розшифрування.

1.9. На один контрольний документ може бути заведено декілька примірників реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі якщо визначено кілька виконавців, але відповідає один з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

1.10. Після визначення в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ виконавців документів відомості про це відповідальним за здійснення контролю переносяться до реєстраційно-контрольних карток.

Перший примірник реєстраційно-контрольної картки видається виконавцю, а другий залишається у відповідального за здійснення контролю, який долучається до картотеки контролю виконання документів.

1.11. Відповідальні за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ зобов’язані невідкладно повідомити про виконавців документів відповідальних за здійснення контролю в УРДЗК (якщо контроль за виконанням документів здійснюється в УРДЗК).

1.12. Реєстраційно-контрольні картки у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ передаються виконавцям за підписом у журналі реєстрації та видачі реєстраційно-контрольних карток (додаток 3 до цієї Інструкції).

1.13. За даними реєстраційно-контрольних карток формується картотека контролю виконання документів, у якій вони розташовуються за однією з ознак: хронологією, відповідним підрозділом ЦУ СБУ, органом, закладом та установою СБУ (виконавцем), видами документів, за строками виконання.

2. Перевірка ходу виконання документів

2.1. З метою забезпечення своєчасного виконання документів періодичність перевірки ходу виконання встановлюється залежно від їх важливості й терміновості.

Допускається встановлення проміжних контрольних строків з боку відповідальних за здійснення контролю для забезпечення упереджувального контролю або для підготовки інформації про хід виконання відповідного завдання.

2.2. Хід виконання документів, узятих на контроль, перевіряється:

за документами, що потребують термінового виконання, зі строками виконання в декілька днів - щодня;

за документами зі строками виконання більше двох тижнів - не менше одного разу на тиждень;

за документами, що потребують тривалого строку виконання (декілька місяців), - не менше одного разу на місяць;

за документами зі строками виконання, що обліковуються роками, -не менше одного разу на півріччя.

2.3. У реєстраційно-контрольну картку, що знаходиться у відповідального за здійснення контролю, у графі “Етапи контролю” проставляється дата перевірки та вносяться дані щодо стану виконання документа, одержані від підрозділу-виконавця шляхом запиту по телефону. При цьому попередні записи не закреслюються. Записи повинні бути короткими, достовірними і відтворювати стан виконання документа.

2.4. Начальник РСП або відповідальний за здійснення контролю щодня інформує начальника відповідного підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ про стан виконання контрольних документів, строк яких закінчується на поточну дату, шляхом доповіді переліку відомостей, що складається за формою згідно з додатком 4 до цієї Інструкції.

2.5. Про хід виконання документів, строки виконання яких можуть бути порушені, відповідальним за здійснення контролю складаються довідки, які негайно доповідаються керівництву СБУ, начальникам підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ.

2.6. Начальники підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ регулярно заслуховують виконавців про хід виконання документів, розглядають причини наявних недоліків в організації та здійсненні контролю за виконанням документів, вживають заходів щодо їх усунення. Залежно від стану справ ці питання розглядаються на службових нарадах.

3. Зміна строку виконання документів

3.1. Строк виконання документа може бути змінений лише з дозволу керівництва СБУ або начальника підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ, який його встановив, а у разі його відсутності особою, яка його заміщує.

3.2. У разі потреби, коли з об’єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням (рапорт, довідка) виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації.

Керівництвом СБУ або начальником відповідального за виконання документа підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ визначається можливий новий строк, про що повідомляються до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування орган чи посадова особа, які встановили строк виконання завдання, та співвиконавці.

3.3. У разі неможливості виконання акта Президента України в установлені строки особи, зазначені в абзаці першому пункту 2.3 розділу ІІ цієї Інструкції, не пізніше ніж за сім днів до закінчення цих строків доповідають керівництву СБУ проект подання Главі Адміністрації Президента України з пропозицією щодо перенесення строку виконання з обґрунтуванням причин невиконання.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України за підписом керівництва СБУ разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

Встановлення нового строку виконання документа повинно бути зафіксовано на самому документі або в окремо підготовленому рапорті (довідці) про стан його виконання.

3.4. Якщо документ у встановлені строки через поважні причини виконано не в повному обсязі, за узгодженням з керівництвом СБУ, начальниками підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ виконавець інформує адресата про фактичний стан виконання документа й узгоджує нові строки виконання.

3.5. Записи щодо зміни строку виконання документа фіксуються в реєстраційно-контрольних картках, основних реєстраційних формах документів (журналах, картках, відомостях) та в автоматизованих інформаційних системах (базах даних) у разі їх наявності.

3.6. Відповідальний за здійснення контролю у підрозділі ЦУ СБУ, органі, закладі та установі СБУ зобов’язаний поінформувати про зміну строку виконання документа інші підрозділи ЦУ СБУ, органи, заклади та установи СБУ (виконавців), які залучені до його виконання, та УРДЗК (якщо документ знаходиться на контролі в УРДЗК). Крім того, якщо зміна строку виконання документа оформлялася окремим рапортом (довідкою), в УРДЗК надсилається його (її) копія. У разі недоцільності передачі копій з режимних вимог повідомляються його (її) реєстраційний номер і місцезнаходження.

4. Зняття документів з контролю

4.1. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписом уповноваженої особи направлено адресату, або надано інше підтвердження його виконання.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

Документ, вимогою про виконання якого є надання письмової відповіді адресату, знімається з контролю лише після виконання цієї вимоги.

Інформація про стан виконання актів Президента України для інформування Адміністрації Президента України, головним виконавцем яких визначено СБУ, подається особами, які зазначені в абзаці першому пункту 2.3 розділу ІІ цієї Інструкції, не пізніше як через три робочих дні після закінчення строку виконання.

4.2. Зняти документ з контролю може тільки той начальник, за вказівкою якого документ було взято на контроль, а у разі його відсутності особа, на яку покладено тимчасове виконання його обов’язків.

4.3. Надсилання запитів з метою з’ясування будь-яких питань, збору додаткових даних, надсилання документа, підготовленого для відповіді, на узгодження (візування), а також передоручення виконання документа іншому підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установі СБУ (виконавцю) не може бути підставою для його зняття з контролю.

Документ не знімається з контролю і у разі, якщо керівництву СБУ, начальникам підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ подано на підпис проекти підготовлених документів та документи, які повернуті на доопрацювання.

4.4. У разі неможливості виконання документа його зняття з контролю здійснюється на підставі аргументованого рапорту (довідки) виконавця. Про прийняте рішення повідомляється адресат.

4.5. Після виконання документа виконавець у той же день заповнює реєстраційно-контрольну картку, в якій вказуються необхідні відомості (номер, дата, вид та гриф обмеження доступу (за наявності); прізвище начальника, що підписав документ, або інші відомості, які фактично засвідчують виконання зазначених у документі завдань; дата, прізвище начальника, якому доповідався документ, прийняте рішення), і повертає її відповідальному за здійснення контролю.

Відповідальний за здійснення контролю перевіряє, чи правильно заповнено реєстраційно-контрольну картку, і передає її начальнику РСП для доповіді начальнику підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установі СБУ, за вказівкою якого документ було взято на контроль, а у разі його відсутності особі, яка його заміщує.

Зняття документа з контролю оформляється відміткою на реєстраційно-контрольній картці “Зняти з контролю”, що засвідчується із зазначенням дати, підпису та прізвища начальника підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ або особи, яка його заміщує.

4.6. Відомості про виконання документів переносяться з реєстраційно-контрольних карток до основних реєстраційних форм документів (журналів, карток, відомостей), автоматизованих інформаційних систем (баз даних) у разі наявності.

4.7. На перші примірники реєстраційно-контрольних карток переноситься вся інформація про хід виконання документів, після чого вони зберігаються в картотеці контролю виконання документів, інші примірники реєстраційно-контрольних карток знищуються.

Картотека контролю виконання документів після закінчення року береться на інвентарний облік, а після закінчення строку зберігання знищується в установленому законодавством порядку.

4.8. Після зняття документів з контролю в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ відповідальні за здійснення контролю того самого дня повертають реєстраційно-контрольні картки з необхідними відмітками в УРДЗК (якщо документ знаходиться на контролі в УРДЗК).

IV. Обов’язки та права відповідальних за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ

4.1. Відповідальні за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ зобов’язані:

чітко знати строки виконання документів;

своєчасно ознайомлювати виконавців зі строками та вимогами щодо виконання документів, постійно контролювати хід та зміну строків їх виконання, знімати документи з контролю, перевіряти правильність заповнення реєстраційно-контрольних карток виконавцями;

надавати відповідальним за здійснення контролю в УРДЗК інформацію про підрозділ, службові телефони, прізвище виконавців документів (якщо документ знаходиться на контролі в УРДЗК), хід виконання, зміну строків їх виконання та прийняте щодо цих документів рішення, своєчасно повертати реєстраційно-контрольні картки з необхідними відмітками до УРДЗК;

у разі ймовірності порушення встановлених строків виконання документів, які знаходяться на контролі в УРДЗК, повідомляти про це відповідальних за здійснення контролю в УРДЗК, а в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ - начальників цих органів та підрозділів;

накопичувати та систематично аналізувати дані про хід виконання документів і здійснювати необхідні заходи для забезпечення своєчасного і належного їх виконання.

4.2. Відповідальні за здійснення контролю в УРДЗК відповідно до покладених на них завдань та посадових обов’язків:

надають методичну та практичну допомогу підрозділам ЦУ СБУ, органам, закладам та установам СБУ в організації та здійсненні контролю;

здійснюють перевірку ходу виконання документів безпосередньо у підрозділах-виконавцях;

вивчають, аналізують та звітують керівництву СБУ про стан роботи щодо організації та здійснення контролю в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ.

4.3. Відповідальні за здійснення контролю в УРДЗК мають право:

перевіряти дотримання виконавцями встановлених строків виконання документів через начальників РСП, відповідальних за здійснення контролю, та виконавців підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, а у разі потреби - через їх начальників, а також під час комплексних, тематичних перевірок;

надсилати у разі потреби запити виконавцям і їх безпосереднім начальникам стосовно необхідних відомостей про хід виконання документів;

знайомитись з дотриманням вимог режиму секретності в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ з матеріалами, що характеризують стан виконання документів;

отримувати від виконавців письмові пояснення про причини порушень при виконанні документів (загроза зриву, затримка виконання у встановлені строки, недотримання форм виконання документів, несвоєчасна зміна строків виконання та зняття документів з контролю) з конкретними, узгодженими з начальниками цих підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ заходами щодо їх усунення.

4.4. Відповідальні за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ мають право перевіряти хід виконання документів через виконавців та їх безпосередніх начальників.

Обов’язки та права відповідальних за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ можуть визначатися відповідними посадовими інструкціями та положеннями про ці органи та підрозділи.

V. Аналіз стану роботи з питань організації та здійснення контролю за виконанням документів

5.1. Аналіз ведеться за матеріалами, які відображають стан організації та здійснення контролю за виконанням документів (акти, довідки, реєстраційно-контрольні картки).

5.2. Начальниками РСП або відповідальними за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ щокварталу для доповіді відповідним начальникам складаються довідки про стан роботи з питань організації та здійснення контролю за виконанням документів.

Підрозділи ЦУ СБУ надсилають другі примірники таких довідок до УРДЗК до 10 числа наступного за звітним кварталом місяця для узагальнення.

У довідках зазначаються:

загальна кількість документів, що знаходилися на контролі, у тому числі за окремими видами документів, стан їх виконання: кількість виконаних у встановлені строки, з порушенням строків, невиконаних; дотримання форми, своєчасності зміни строків виконання документів, зняття з контролю, направлення відповіді. У разі наявності порушень при виконанні документів, відомості про ці порушення, прізвища співробітників, винних у цих порушеннях та причини, що їх зумовили, вжиті заходи щодо їх усунення;

організаційно-технічні питання здійснення контролю: своєчасність передачі документів виконавцям, періодичність контролю, правильність заповнення реєстраційно-контрольних карток виконавцями;

пропозиції та заходи, спрямовані на удосконалення системи контролю та зміцнення виконавської дисципліни.

5.3. УРДЗК за результатами аналізу стану організації та здійснення контролю за виконанням документів у підрозділах ЦУ СБУ щокварталу до 25 числа наступного за звітним кварталом місяця доповідає довідкою Голові СБУ.

5.4. Щороку в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ проводиться аналіз роботи з питань організації та здійснення контролю за виконанням документів, які знаходилися на контролі за вказівками начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ. Узагальнені довідки доповідаються начальникам відповідних підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, а їх другі примірники щороку до 15 січня надсилаються до УРДЗК для узагальнення.

5.5. Підготовлена УРДЗК довідка про результати аналізу даних щодо стану виконання документів у СБУ щороку до 01 лютого доповідається Голові СБУ.

Начальник
Управління режиму,
документального забезпечення
і контролю
Служби безпеки України
І. Савойло
Додаток 1
до Інструкції про порядок організації
та здійснення контролю за виконанням
документів у Службі безпеки України
(підпункт 1.7 пункту 1 розділу I)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Акти Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата, групи народних депутатів України чи комітету Верховної Ради України - не пізніше ніж у 15-денний строк з дня його одержання або в інший, установлений Верховною Радою України, строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у 15-денний строк, депутата місцевої ради - в установлений місцевою Радою строк.

Якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, Служба безпеки України зобов’язана письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, депутата місцевої ради, який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з дати його одержання.

На вимогу народного депутата (депутата місцевої ради) необхідно забезпечити його консультаціями відповідних фахівців з питань депутатської діяльності і надати невідкладно, а за відсутності такої можливості - не пізніш як у 5-денний строк, необхідні інформацію і документацію.

4. Звернення комітетів Верховної Ради України - у порядку, встановленому для розгляду депутатських звернень.

5. Звернення Спеціальної контрольної комісії з питань приватизації, тимчасової спеціальної та тимчасової слідчої комісії Верховної Ради - місячний строк, якщо інший строк не встановлено у такому зверненні.

6. Подання Уповноваженого Верховної Ради з прав людини - місячний строк, якщо інший строк не встановлено у такому зверненні.

7. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

8. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

9. Запит Національного банку України - протягом 20 днів з дня його надходження.

10. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

11. Адвокатський запит - не пізніше 5 робочих днів з дня його отримання.

У разі якщо адвокатський запит стосується надання значного обсягу інформації, строк розгляду адвокатського запиту може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження, про що адвокату письмово повідомляється не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання адвокатського запиту.

Надання адвокату інформації та копій документів, отриманих під час здійснення кримінального провадження, здійснюється в порядку, встановленому кримінальним процесуальним законом.

12. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі якщо запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом 5 робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

13. Рапорти військовослужбовців і заяви працівників СБУ - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

14. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Додаток 2
до Інструкції про порядок організації
та здійснення контролю за виконанням
документів у Службі безпеки України
(підпункт 1.5 пункту 1 розділу III)

ФОРМА
реєстраційно-контрольної картки

                                                                                                      Додаток 2

до Інструкції про порядок організації

та здійснення контролю за виконанням

документів у Службі безпеки України

                                (підпункт 1.5 пункту 1 розділу III)

 

                               Форма реєстраційно-контрольної картки

СЛУЖБА БЕЗПЕКИ УКРАЇНИ РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА №			(Контрольний термін)
Тип документа			(Дата виконання, підпис, П.І.Б. начальника)
Дата та реєстраційний номер документа	Кореспондент (організація/підрозділ СБУ, ким підписано)		Вихідні дата та реєстраційний № документа
Короткий зміст:
Примірників:	Аркушів:	Додатків:
Відп. підрозділ:			Термін:
Відп. виконавець:
Резолюція та її автор:
			Термін виконання:
			Дата підпису:

Ознайомлення:

П.І.Б. начальника, який ознайомився з документом

 

Відмітки про виконання: №                                               від 20__ року

за підписом

направлено до

Доповідалося:

Рапорт на продовження терміну виконання №                           від                                                  20__ року

за підписом

затверджений (погоджений)

Виконавці:

Етапи контролю:

Додаток 3
до Інструкції про порядок організації
та здійснення контролю за виконанням
документів у Службі безпеки України
(підпункт 1.12 пункту 1 розділу III)


ЖУРНАЛ
реєстрації та видачі реєстраційно-контрольних карток у 20___ р.

№ з/п

Номер реєстраційно-контрольної картки

Реєстраційний номер і дата документа

Відправник, вихідний номер і дата документа

Вид та стислий зміст документа

Термін виконання

Резолюція керівництва

Хід виконання та П.І.Б. виконавця

Відмітка про одержання реєстраційно-контрольної картки (підпис, дата)

Відмітка про повернення реєстраційно-контрольної картки (підпис, дата)

 

Додаток 4 до Інструкції про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України (підпункт 2.4 пункту 2 розділу III)

ПЕРЕЛІК
відомостей про стан виконання документів, узятих на контроль
за період з __.__.20___ р. по __.__.20___ р.

№ з/п

Реєстраційний номер і дата документа

Відправник та вихідний номер і дата документа

Вид документа та стислий зміст документа

Номер реєстраційно-контрольної картки

Термін виконання

Резолюція керівництва

Хід виконання