Наказ Мін'юст № 238/5 від 10.02.2012 Про затвердження Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

10.02.2012  № 238/5








Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
10 лютого 2012 р.
за № 203/20516


Про затвердження Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

Відповідно до статті 15 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців", Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 395, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, що додається.

2. Установити, що приведення реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у відповідність до Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затвердженого цим наказом, здійснюється у такі строки з дня набрання чинності цим наказом:

протягом п’яти років - у районних управліннях юстиції;

протягом семи років - у головних територіальних управліннях юстиції в містах Києві та Севастополі, у районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управліннях юстиції.

3. Державному підприємству “Інформаційно-ресурсний центр” (Коваль С.М.) забезпечити приведення програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у відповідність до пункту 6.7 розділу VI і пункту 8.4 розділу VIII Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затвердженого цим наказом, протягом тридцяти днів з дня набрання чинності цим наказом.

4. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 “Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади”.

5. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України.

6. Структурним підрозділам територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України, довести цей наказ до відома голів виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування, крім пунктів 1, 2 цього наказу, які набирають чинності через тридцять днів з дня набрання чинності цим наказом.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

Міністр

О. Лавринович


ПОГОДЖЕНО:

Голова Державної
реєстраційної служби України

Голова Державної
архівної служби України





Л.В. Єфіменко


О.П. Гінзбург










ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
10.02.2012  № 238/5





Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
10 лютого 2012 р.
за № 203/20516


ПОРЯДОК
зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок установлює основні вимоги до формування, ведення, зберігання, пересилання, передачі та знищення реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законі України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців”, Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила).

ІІ. Організація зберігання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

2.1. Організація зберігання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - реєстраційна справа) здійснюється керівником органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

2.2. Формування, ведення та забезпечення зберігання реєстраційних справ (крім реєстраційних справ юридичних осіб, зареєстрованих відповідно до частини четвертої статті 3 Закону України ”Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців”) здійснюються державним реєстратором юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - державний реєстратор).

Якщо кількість державних реєстраторів у органі, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, становить три і більше особи, зберігання реєстраційних справ забезпечує відповідна посадова особа структурного підрозділу (відділу, управління) такого органу, який створюється для організаційного та матеріально-технічного забезпечення роботи державних реєстраторів.

2.3. Державний реєстратор, який формує, веде та забезпечує зберігання реєстраційних справ (крім реєстраційних справ юридичних осіб, зареєстрованих відповідно до частини четвертої статті 3 Закону України ”Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців”), та/або посадова особа відповідного структурного підрозділу (відділу, управління) органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, який забезпечує зберігання реєстраційних справ, ведуть їх облік та здійснюють контроль за обсягом і рухом в одиницях обліку.

2.4. У структурних підрозділах органів, що здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, у яких не призначена посадова особа, відповідальна за зберігання реєстраційних справ (державний реєстратор чи інша посадова особа), відповідальність несе керівник відповідного структурного підрозділу.

2.5. У разі звільнення, переведення особи, відповідальної за зберігання реєстраційних справ, реєстраційні справи передаються за актом прийому-передачі іншій посадовій особі, яка призначається керівником органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, як відповідальна за їх зберігання.

ІІІ. Вимоги до формування та ведення реєстраційних справ

3.1. Державний реєстратор після внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - Єдиний державний реєстр) запису про проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця зобов’язаний сформувати реєстраційну справу.

3.2. Реєстраційна справа формується та ведеться державним реєстратором щодо кожної юридичної особи або фізичної особи - підприємця окремо.

3.3. Кожна реєстраційна справа оправляється в окрему папку, яка не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). На корінцях папки реєстраційної справи зазначається номер реєстраційної справи та номер тому (у разі наявності кількох томів).

3.4. Реєстраційна справа складається з:

обкладинки реєстраційної справи (додаток 1);

внутрішнього опису документів реєстраційної справи (далі - внутрішній опис) (додаток 2);

документів, визначених частиною третьою статті 11 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців” (для юридичних осіб);

документів, визначених частиною четвертою статті 11 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців” (для фізичних осіб - підприємців);

опису документів, що надаються державному реєстраторові для проведення реєстраційних дій;

судових рішень про заборону вчинення певних реєстраційних дій.

3.5. Написи на обкладинках, внутрішньому описі виконуються розбірливо, без скорочень.

3.6. У реєстраційні справи вміщуються оригінали (ксерокопії, нотаріально засвідчені (завірені) в установленому порядку копії) документів.

Не допускається зберігання у реєстраційних справах чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.

3.7. З моменту формування реєстраційної справи та з метою закріплення порядку розташування документів усі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису, нумеруються, не торкаючись тексту, арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем.

3.8. Усі аркуші реєстраційної справи прошиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою.

3.9. Внутрішній опис складається на окремому аркуші (аркушах), що має (мають) окрему нумерацію.

3.10. Зміни складу документів реєстраційної справи (наприклад, включення додаткових документів, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі “Примітки” внутрішнього опису із посиланням на відповідні підстави внесення таких змін або відповідні документи.

3.11. Документи реєстраційної справи систематизуються у хронологічному порядку за часом їх надходження таким чином, щоб документи, які надійшли раніше, знаходились на початку, а документи, які надійшли пізніше, - наприкінці реєстраційної справи.

3.12. Аркуш формату, меншого, ніж формат А4, підклеюється на чистий аркуш паперу формату А4 і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи, то кожен документ нумерується окремо.

3.13. У разі припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, а також передачі реєстраційної справи до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів реєстраційної справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем.

ІV. Облік реєстраційних справ

4.1. Факт формування реєстраційної справи новоутвореної юридичної особи та фізичної особи - підприємця, надходження реєстраційної справи на зберігання до органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, фіксується державним реєстратором або посадовою особою, відповідальною за зберігання реєстраційних справ, записом про це в журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ (додаток 3).

4.2. Журнал обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ має наскрізну нумерацію, складається з річних розділів, що завершуються загальним щорічним підсумковим записом.

4.3. Поточний рух прийнятих на зберігання реєстраційних справ за межами спеціально виділеного приміщення (далі - спеціальне приміщення) (прийняття у тимчасове користування державним реєстратором, факт їх видачі у встановлених законом випадках) фіксується державним реєстратором або посадовою особою, відповідальною за зберігання реєстраційних справ, записом про це у журналі обліку поточного руху реєстраційних справ (додаток 4).

4.4. Журнали обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ та обліку поточного руху реєстраційних справ прошиваються та нумеруються простим м'яким олівцем у правому верхньому куті. У кінці журналу на зворотному боці останнього аркуша складається засвідчувальний напис журналу (додаток 5), який підписується керівником структурного підрозділу органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, або у разі його відсутності керівником апарату такого органу і скріплюється печаткою.

4.5. У разі передачі реєстраційної справи до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, засвідчувальний напис реєстраційної справи складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці реєстраційної справи, і підписується посадовою особою, відповідальною за зберігання реєстраційних справ.

4.6. З метою обліку кількості аркушів у реєстраційній справі, що передається, фіксації особливостей їх нумерації у засвідчувальному написі реєстраційної справи зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у реєстраційній справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

4.7. У засвідчувальному написі реєстраційної справи вказуються особливості фізичного стану та формування реєстраційної справи: всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, залиті чорнилом тощо), документи - замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність літерних та пропущених номерів аркушів.

V. Доступ до документів реєстраційної справи

5.1. Право доступу до документів відповідної реєстраційної справи, крім державного реєстратора або посадової особи, відповідальної за зберігання реєстраційних справ, мають:

засновники (учасники) юридичної особи, фізична особа - підприємець, а також уповноважені ними особи та особи, які згідно з відомостями, внесеними до Єдиного державного реєстру, мають право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи без довіреності - на підставі письмової заяви;

працівники контролюючих і правоохоронних органів - на підставі відповідного письмового запиту, якщо такий запит подається у зв'язку із здійсненням ними повноважень, що визначені законом.

Забороняється видавати копії документів реєстраційної справи.

5.2. Документи, що знаходяться в реєстраційній справі, не підлягають виїмці або розкомплектуванню, крім випадків, передбачених Законом України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців”.

5.3. Виїмка документів з реєстраційних справ здійснюється лише за вмотивованою постановою слідчого відповідно до закону.

5.4. Витребування документів з реєстраційних справ здійснюється на підставі судового рішення.

5.5. Державний реєстратор зобов'язаний зробити копії документів, що вилучаються з реєстраційної справи, пронумерувати, прошити та завірити їх власною печаткою. До реєстраційної справи долучаються копія постанови слідчого про виїмку документів, другий примірник протоколу виїмки документів, судове рішення про витребування документів, супровідний лист або документ, яким суд уповноважив особу на їх одержання, а також копія опису документів, які вилучені.

VІ. Передача реєстраційних справ до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

6.1. Підставою для передачі реєстраційних справ до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, є:

реєстраційна дія, проведена державним реєстратором, що пов'язана зі зміною місцезнаходження юридичної особи, зміною місця проживання фізичної особи - підприємця, якщо нове місцезнаходження юридичної особи або місце проживання фізичної особи - підприємця розташоване на території іншої адміністративно-територіальної одиниці;

рішення органу, який наділений відповідними повноваженнями, про утворення, зміну меж або ліквідацію адміністративно-територіальної одиниці.

6.2. За наявності підстави, що передбачена абзацом другим пункту 6.1 цього розділу, передача реєстраційних справ здійснюється державним реєстратором протягом десяти робочих днів з дати настання визначеної події поштовим відправленням за описом разом з актом прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 6), який складається у двох примірниках, по одному для державних реєстраторів.

6.3. Передача реєстраційних справ у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 6.1 цього розділу, здійснюється державним реєстратором протягом десяти робочих днів з дати настання визначеної події за актом прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, який складається у трьох примірниках, по одному для державних реєстраторів та спеціально уповноваженого органу з питань державної реєстрації.

6.4. Факт передачі реєстраційних справ фіксується у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ.

6.5. Державний реєстратор, який передає реєстраційну справу, у день відправлення реєстраційної справи знімає її з обліку, а державний реєстратор, який отримує реєстраційну справу, у день отримання реєстраційної справи поштою приймає її на облік за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру.

6.6. У разі надходження реєстраційної справи державний реєстратор зобов'язаний протягом десяти робочих днів з дати прийому:

повернути державному реєстраторові, що зняв з обліку реєстраційну справу, один примірник акта прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію;

повідомити поштовим відправленням юридичну особу або фізичну особу - підприємця про зміну місцезнаходження реєстраційної справи;

внести до Єдиного державного реєстру запис про зміну місцезнаходження реєстраційної справи.

6.7. У разі відсутності відомостей у Єдиному державному реєстрі про взяття на облік реєстраційної справи за новим місцезнаходженням протягом тридцяти календарних днів з дня її поштового відправлення державний реєстратор, який надсилав реєстраційну справу, вживає заходів з її розшуку.

VІІ. Вимоги до спеціальних приміщень

7.1. Реєстраційні справи підлягають зберіганню у спеціальних приміщеннях, які мають бути обладнані засобами, що забезпечують обмежений доступ до цього приміщення (ґрати на вікнах, замки та засуви).

7.2. Спеціальне приміщення має бути обладнане пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.

7.3. Двері спеціального приміщення у неробочий час замикаються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбір разом з ключами від цього приміщення зберігаються в особи, відповідальної за зберігання реєстраційних справ. Спеціальне приміщення відмикається і замикається у їх присутності.

7.4. Спеціальне приміщення обладнується стаціонарними металевими стелажами або шафами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином.

7.5. Не допускається розміщення стелажів, шаф для зберігання реєстраційних справ упритул до систем опалення.

7.6. Для зменшення впливу світла на реєстраційні справи стелажі рекомендується встановлювати перпендикулярно до стін у простінках між віконними прорізами.

7.7. Усі стелажі або шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі або шафи нумеруються зліва направо від входу до приміщення архіву, полиці на стелажах або у шафах - згори вниз зліва направо.

7.8. З метою закріплення місця зберігання та оперативного пошуку необхідних реєстраційних справ у спеціальному приміщенні складається картка постелажного топографічного покажчика (додаток 7).

7.9. Картки постелажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж або шафу окремо і розміщуються у порядку зростання номерів стелажів або шаф.

Зміни, що відбуваються у розміщенні реєстраційних справ у спеціальному приміщенні, повинні своєчасно зазначатися у картках постелажного топографічного покажчика.

7.10. Забороняється зберігати реєстраційні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та в інших не передбачених для цього місцях.

7.11. У спеціальному приміщенні забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

Спеціальні приміщення мають утримуватися у порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

7.12. У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення у спеціальне приміщення сторонніх осіб:

складається відповідний акт за участю представника відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ тощо);

проводиться перевірка наявності та стану реєстраційних справ, за результатами якої складається відповідний акт;

вживаються заходи щодо охорони реєстраційних справ.

7.13. Під час проведення перевірки наявності та стану реєстраційних справ, передбаченої абзацом третім пункту 7.12 цього розділу, на кожну невиявлену реєстраційну справу складається картка обліку невиявленої реєстраційної справи (додаток 8), до якої долучається копія акта про проведення перевірки наявності та стану реєстраційних справ. Ці документи оправляються в окрему папку.

VІІІ. Строки зберігання реєстраційних справ та вилучення реєстраційних справ для знищення

8.1. Реєстраційна справа на паперових носіях зберігається у державного реєстратора протягом п'яти років з дня внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем.

8.2. Реєстраційна справа на електронних носіях зберігається на сервері технічного адміністратора Єдиного державного реєстру. Строк зберігання відомостей про юридичних осіб або фізичних осіб - підприємців на електронних носіях становить 75 років з дати внесення запису про припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем.

8.3. Реєстраційні справи припинених юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, підприємницька діяльність яких припинена, формуються протягом року та обліковуються у журналі обліку реєстраційних справ за роками і зберігаються окремо.

8.4. Журнал обліку реєстраційних справ припинених юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, підприємницька діяльність яких припинена, ведеться в електронному вигляді за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру та містить такі відомості:

найменування та ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України - для юридичної особи;

прізвище, ім'я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів або номер та серію паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, офіційно повідомили про це відповідні органи державної влади та мають відмітку у паспорті) - для фізичної особи - підприємця;

номер реєстраційної справи;

строк зберігання реєстраційної справи;

дату та номер акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення для знищення);

відмітку про знищення реєстраційної справи.

8.5. Після закінчення строку зберігання реєстраційних справ на паперових носіях посадова особа, відповідальна за зберігання реєстраційних справ, складає акт про вилучення для знищення.

8.6. Реєстраційні справи включаються до акта про вилучення для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з п'ятирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2012 року.

8.7. Відбір реєстраційних справ, строки зберігання яких закінчилися, та включення їх до акта про вилучення для знищення здійснюються після зведення описів справ органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, за відповідний період.

Зведені описи і акт про вилучення для знищення розглядаються експертною комісією органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, одночасно.

8.8. Схвалені експертною комісією органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, описи справ, акт про вилучення для знищення документів органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву.

8.9. Після погодження акта про вилучення для знищення відповідним державним архівом і затвердження керівником органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, дозволяється знищувати реєстраційні справи відповідно до Правил.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади


О.В. Зеркаль










Додаток 1
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


ОБКЛАДИНКА
реєстраційної справи







____________________________________________________________________

(найменування органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб
та фізичних осіб – підприємців)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(назва структурного підрозділу)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Реєстраційна справа № _______________________________________________

(зазначається реєстраційний номер юридичної особи або фізичної особи –   підприємця в
Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців)




Том № __________________




____________________________________________________________________

(повне найменування та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ юридичної особи
або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи – підприємця)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________




Дата початку________________________________________________________

Дата закінчення _____________________________________________________


На ________ арк.

Зберігати _________










Додаток 2
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів реєстраційної справи № ________________

№
з/п

Індекс
документа

Дата документа

Заголовок документа

Номери аркушів реєстраційної справи

Примітка

1

2

3

4

5

6


Разом ____________________________________________________ документів
(цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ___________________________________
  (цифрами і словами)

____________________________
(найменування посади особи,
яка склала внутрішній опис
документів реєстраційної справи)

___________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата _____ _________ 20_____ р.
  (число)  (місяць) (рік)






Додаток 3
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


__________________________________________________________________________
(найменування органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців)
__________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)

ЖУРНАЛ
обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ

Розпочато _________________
Закінчено _________________

№ з/п

Дата надходження реєстраційної справи

Повне найменування та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ юридичної особи або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи - підприємця

Номер реєстраційної справи

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище, найменування посади особи, що внесла запис до журналу, дата внесення запису

Відомості про вибуття реєстраційної справи за межі органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

дата вибуття

найменування установи (органу), куди вибула (и) реєстраційна справа або документи реєстраційної справи, їх крайні дати

назва, номер і дата документа, що підтверджує вибуття

кому видано реєстраційну справу (ініціали (ініціал імені), прізвище, найменування посади особи одержувача)*

підпис особи одержувача*

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Разом у _________ році надійшло _________________ реєстраційних справ (наводяться підсумкові дані
(цифрами і словами)

підсумкові дані за графою 3);

вибуло __________________ реєстраційних справ (наводяться підсумкові дані за графою 7)
(цифрами і словами)

____________________________
(найменування посади особи,
відповідальної за зберігання
реєстраційних справ)

___________
(підпис)

______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата _____ _________ 20_____ р.
  (число)  (місяць) (рік)

___________
* Зазначається, крім випадків передачі реєстраційної справи до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.






Додаток 4
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


__________________________________________________________________________
(найменування органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців)
__________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
_________________________________________________________________________

ЖУРНАЛ
обліку поточного руху реєстраційних справ

Розпочато ______________
(число, місяць, рік)
Закінчено ______________
(число, місяць, рік)

№ з/п

Номер реєстраційної справи

Відомості про видачу реєстраційної справи

Відомості про повернення реєстраційної справи

Примітка

дата видачі реєстраційної справи

кому видано реєстраційну справу (ініціали (ініціал імені), прізвище)

підпис про отримання реєстраційної справи

дата повернення реєстраційної справи

підпис про повернення реєстраційної справи

1

2

3

4

5

6

7

8










Додаток 5
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
реєстраційної справи № ________________ (журналу)

У реєстраційній справі (журналі) підшито (вкладено) і пронумеровано
________________________________________________________ аркушів,
     (цифрами і словами)

у тому числі: літерні аркуші ________________________________________
пропущені номери аркушів ________________________________ + аркушів
внутрішнього опису документів ______________________________________

Особливості фізичного стану та формування реєстраційної справи

Номери аркушів

1

2


____________________________
(найменування посади особи,
яка склала засвідчувальний напис
реєстраційної справи (журналу)

___________
(підпис)

______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


М.П.

Дата _____ _________ 20_____ р.
  (число)  (місяць) (рік)






Додаток 6
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


АКТ
прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців









Додаток 7
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


__________________________________________________________________________
(найменування органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців)
__________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
__________________________________________________________________________

КАРТКА
постелажного топографічного покажчика

Стелаж (шафа)

№ __________

Полиця №

Реєстраційні справи

Примітка*

з № __________

до № _________

1

2

3

4


_________
* Зазначаються дата і номер реєстраційної справи, що вибула (передана), припинена.






Додаток 8
до Порядку зберігання
та пересилання реєстраційних
справ юридичних осіб
та фізичних осіб - підприємців


__________________________________________________________________________
(найменування органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців)
__________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
__________________________________________________________________________

КАРТКА
обліку невиявленої реєстраційної справи

Номер реєстраційної справи

Заголовок реєстраційної справи (повне найменування та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ юридичної особи або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи - підприємця)

Крайні дати формування реєстраційної справи

Позначки про хід розшуку

Результати розшуку

1

2

3

4

5