Постанова КМУ № 1153-97-п від 17.10.1997 Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади

                                                          
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А
від 17 жовтня 1997 р. N 1153
Київ
{ Постанова втратила чинність на підставі Постанови КМ
N 1242 ( 1242-2011-п ) від 30.11.2011 }
Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у
міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади
{ Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 1577 ( 1577-2001-п ) від 27.11.2001
N 1106 ( 1106-2003-п ) від 17.07.2003
N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003
N 1558 ( 1558-2004-п ) від 17.11.2004
N 371 ( 371-2005-п ) від 18.05.2005
N 493 ( 493-2005-п ) від 20.06.2005
N 642 ( 642-2005-п ) від 25.07.2005
N 981 ( 981-2005-п ) від 24.09.2005
N 338 ( 338-2008-п ) від 09.04.2008
N 1338 ( 1338-2009-п ) від 08.12.2009
N 938 ( 938-2011-п ) від 07.09.2011 }

Кабінет Міністрів України п о с т а н о в л я є:
1. Затвердити Примірну інструкцію з діловодства у
міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді
міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади (додається).
2. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевим органам
виконавчої влади:
розробити на основі Примірної інструкції і затвердити не
пізніше як у тримісячний термін інструкцію з діловодства у власних
апаратах, на підприємствах, в установах та організаціях, що
належать до сфери їх управління;
забезпечити неухильне додержання інструкцій з діловодства,
затверджених відповідно до цієї постанови, здійснювати
систематичні перевірки стану діловодства на підприємствах, в
установах та організаціях, що належать до сфери їх управління;
впроваджувати у роботу з документами сучасні засоби
механізації та персональні комп"ютери.
Рекомендувати органам місцевого самоврядування здійснити
передбачені цим пунктом заходи.
3. Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів
України здійснювати контроль за застосуванням інструкцій з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої
влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади.
4. Визнати такими, що втратили чинність:
постанову Ради Міністрів УРСР від 31 липня 1975 р. N 362
( 362-75-п ) "Про затвердження Примірної інструкції по діловодству
в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих
комітетах місцевих Рад депутатів трудящих" (ЗП УРСР, 1975 р., N 9,
ст. 54; 1981 р., N 2, ст. 13; 1982 р., N 3, ст. 29);
пункт 2 постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня
1997 р. N 348 ( 348-97-п ) "Про затвердження Інструкції з
діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і
місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах,
в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації".

Прем"єр-міністр України В.ПУСТОВОЙТЕНКО
Інд.28
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 жовтня 1997 р. N 1153
ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади

1. Загальні положення
1.1. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших
центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі -
Примірна інструкція) встановлює загальні правила документування
управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим,
місцевих органів виконавчої влади (далі - установ)* і регламентує
порядок роботи з документами з моменту їх створення або
надходження до відправлення або передачі в архів установи.
—————————————————————————————— * Положення Примірної інструкції поширюються на державні
корпорації та концерни, створені на базі ліквідованих міністерств.
1.2. Примірна інструкція визначає порядок ведення загального
діловодства, її положення поширюються на всю службову
документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних
комп"ютерів (ПК). Комп"ютерні (автоматизовані) технології обробки
документної інформації повинні відповідати вимогам державних
стандартів та цієї Примірної інструкції.

{ Абзац другий пункту 1.2 виключено на підставі Постанови КМ
N 938 ( 938-2011-п ) від 07.09.2011 }

1.3. Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації
щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені
відповідно до положень Конституції ( 254к/96-ВР ) та законів
України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів
виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України,
Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки
Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за
виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а
також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу
документацію.
1.4. Архівні установи надають установам
організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації
діловодства, розробляють і затверджують обов"язкові для виконання
всіма установами нормативно-правові акти з питань організації
документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення
діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення
виявлених внаслідок перевірок недоліків.
1.5. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення
установи, територіального розташування та кількості структурних
підрозділів в установах може застосовуватися повна або часткова
централізація діловодства.
1.6. Відповідальність за організацію діловодства в установі
несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог
державних стандартів, цієї Примірної інструкції та інструкцій з
діловодства установ покладається на управління справами, загальні
відділи, канцелярії або секретарів (далі - канцелярія).
В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним
розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота
покладається на спеціально виділену для цього особу.
1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб
здійснюється керівниками установ. Керівник установи зобов"язаний:
{ Абзац перший пункту 1.7 в редакції Постанови КМ N 338
( 338-2008-п ) від 09.04.2008 }
забезпечувати дотримання строків виконання завдань,
визначених законами України, постановами Верховної Ради України,
актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України,
дорученнями Прем"єр-міністра України, строків, установлених для
вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови
Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів
Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови
Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та
голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України,
а також строків виконання інших документів, що надходять до
установи; { Пункт 1.7 доповнено абзацом другим згідно з Постановою
КМ N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003; в редакції Постанови КМ
N 338 ( 338-2008-п ) від 09.04.2008 }
вживати необхідних заходів до скорочення службового
листування;
не допускати вимагання від підприємств, установ та
організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління
установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не
передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не
викликане необхідністю;
забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті
установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;
всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації
діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення
канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими
місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечувати організацію навчання працівників діловодної
служби установи та її структурних підрозділів для підвищення
кваліфікації;
здійснювати контроль за обов"язковим додержанням в апараті
установи та в організаціях, що належать до сфери її управління,
вимог щодо складання, оформлення документів і організації
діловодних процесів, передбачених державними стандартами на
організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною
інструкцією.
1.7-1. Визначення порядку документообігу в апараті
міністерства та здійснення контролю за його додержанням
покладається за рішенням міністра на одного з його заступників.
( Інструкцію доповнено пунктом 1.7-1 згідно з Постановою КМ N 1558
( 1558-2004-п ) від 17.11.2004; із змінами, внесеними згідно з
Постановою КМ N 371 ( 371-2005-п ) від 18.05.2005 )
1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його
відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі
неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються
особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних
довідниках.
1.9. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть
документацію і листування між собою державною мовою.
У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де
більшість населення становлять громадяни, які належать до
національних меншин, у внутрішньому діловодстві може
використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної
національної меншини у порядку, встановленому законом.
2. Документування управлінської діяльності установ
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у
фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних
носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в установах є необхідність
засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання,
зберігання і використання інформації протягом певного часу або
постійно.
2.2. В установах визначається конкретний комплекс документів,
передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для
документування їх діяльності.
2.3. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом
видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами
законодавства, положеннями (статутами) про них.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до
компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі
документи.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в
установах є:
Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови
Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету
Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної
Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою
виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності. ( Підпункт 2.4 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1577
( 1577-2001-п ) від 27.11.2001 )
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до установи від
органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до
сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії
документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери
її управління, разом із супровідним листом.
2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих
документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із
зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і
заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в
колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в
протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і
стенограм, зроблених у ході засідань.
У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до
протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином
стенограма додається до протоколу.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом
запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на
ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і
організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом
надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи
(керівника установи).
2.9. Установа під час здійснення оперативних зв"язків з
організаціями, що належать до сфери її управління, іншими
установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати
листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або
важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні
роз"яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести
інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання,
передача тексту документа може здійснюватися по телефону,
телеграфу або телефаксу.
3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
3.1. Приймання документів
3.1.1. Всі документи, що надходять до установи, у тому числі
створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.
У разі надходження документів у неробочий час вони
приймаються черговим працівником.
3.1.2. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком
тих, що мають напис "особисто".
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому
реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли
лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час
відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні
окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів
номерам на конверті.
3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені),
пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються
відправнику або пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Всі документи, що надійшли до установи, підлягають
обов"язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється керівником
канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою
відповідно до розподілу обов"язків між працівниками.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення
їх на ті, що потребують обов"язкового розгляду керівництвом
установи або виконавцями відповідно до функціональних обов"язків,
визначення необхідності реєстрації документів, а також
встановлення термінів виконання документів, які передаються
структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у
день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у
неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми,
телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід
керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи,
посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань
діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження
документів.
3.2.5. Керівнику установи відразу після реєстрації
передаються акти законодавства, доручення Прем"єр-міністра
України, запити і звернення народних депутатів України, інша
кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з
грифом "Невідкладно". { Абзац перший підпункту 3.2.5 в редакції
Постанови КМ N 338 ( 338-2008-п ) від 09.04.2008 }
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету
Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим,
нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів
місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які
містять інформацію з принципових питань діяльності установи і
потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
Інші документи передаються до структурних підрозділів і
виконавцям. ( Підпункт 3.2.5 в редакції Постанови КМ N 1173 ( 1173-2003-п )
від 28.07.2003 )
3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за
погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів
розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і
структурним підрозділам.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення
або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного
позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у
реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх
обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної
в документах інформації.
3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради
України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів
України, доручень Прем"єр-міністра України проводиться
централізовано. { Абзац перший підпункту 3.3.2 в редакції
Постанови КМ N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003; із змінами,
внесеними згідно з Постановою КМ N 338 ( 338-2008-п ) від
09.04.2008 }
Децентралізована реєстрація інших документів допускається в
установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на
рік, з територіально роз"єднаними структурними підрозділами та у
випадках, викликаних специфікою діяльності установи. ( Абзац
другий підпункту 3.3.2 із змінами, внесеними згідно з Постановою
КМ N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003 )
Місце реєстрації документів визначається в інструкції з
діловодства установи, до якої додається затверджений керівником
установи перелік документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою. Примірний перелік документів, що не підлягають
реєстрації, наведено у додатку 1.
3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку,
виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові,
звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як
ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що
надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)
документи, так і створені за допомогою ПК.
3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є
однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише
один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного
дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день
підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого
документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не
реєструється.
3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви
виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони
України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента
України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної
діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення,
сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення
стягнення на працівника, відрядження працівників, з
адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи,
акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські
документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне
позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового
номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється
індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності,
кореспондентами тощо.
3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина
реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК
(додаток 2).
3.3.8. Журнальна форма реєстрації документів допускається в
установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік
(додатки 3, 4).
3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні
картки виготовляються у необхідній кількості примірників.
Кількість примірників карток визначається числом картотек, які
ведуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек
повинні відповідати конкретним потребам установи.
3.3.10. В установах, де довідкові картотеки ведуться в
структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох
примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому
картка передається разом з документом). У разі постановки
документа на контроль виготовляються три примірники картки.
3.3.11. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки,
які створюються окремо на кожний календарний рік.
Як правило, довідкова картотека складається з двох частин:
невиконаних і виконаних документів.
Перша частина картотеки використовується для пошуків
документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами
або термінами виконання.
Друга частина картотеки використовується для пошуків
виконаних документів з певного питання.
3.3.12. Закони України, постанови Верховної Ради України,
акти Президента України, рішення Кабінету Міністрів України,
доручення Прем"єр-міністра України, а також інші документи в міру
можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис
здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на
базі обов"язкових реквізитів, які забезпечують сумісність
програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого
введення з документа встановленого обов"язкового складу
реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата
документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа
- для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий
зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про
виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного
виконання та індекс документа - відповіді). { Абзац перший
підпункту 3.3.12 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003, N 338 ( 338-2008-п ) від
09.04.2008 }
Склад обов"язкових реквізитів у разі потреби може бути
доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про
одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок
розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк
реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк
реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних
заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти
Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення
Прем"єр-міністра України, а також інші документи в міру
можливості. { Абзац третій пункту 3.3.12 із змінами, внесеними
згідно з Постановами КМ N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003,
N 338 ( 338-2008-п ) від 09.04.2008 }
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують
працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження
за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення
машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій
повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої
систем реєстрації та пошуків.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на
автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації.
Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма
або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця
знаходження документа на даний час.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен
використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм)
та А5 (148х210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не
дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися
на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами
державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов"язковим
додержанням таких правил:
встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний
бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів
(додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів
документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200
одиниць;
бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового
або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка
розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту
однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок
реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому
папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
бланки документів повинні мати такі поля:
ліве - 20 міліметрів;
верхнє - не менш як 10 міліметрів;
праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові
довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або
більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.3. З метою прискорення виконання документів та
правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен
містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та
узагальнюючих документів.
4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану
інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об"єктивно,
без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть
змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов"язаний із змістом раніше виданих
з даного питання документів.
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного
складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і
логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та
використовується під час складання правил, положень, листів,
розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів
складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або
обгрунтування для складання документа, в другій - висновки,
пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну
резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без
констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або
словесної інформації про один об"єкт за певним обсягом ознак.
Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих
документах, документах з матеріально-технічного постачання і
збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або
словесної інформації про кілька об"єктів за рядом ознак. Табличні
тексти використовуються в планових, звітно-статистичних,
фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших
документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об"єкти,
ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та
належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених
законами України, постановами Верховної Ради України, актами
Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та
дорученнями Прем"єр-міністра України, - за рішенням керівника
органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до
розподілу обов"язків; { Абзац другий підпункту 4.1.6 із змінами,
внесеними згідно з Постановою КМ N 338 ( 338-2008-п ) від
09.04.2008 }
інших службових документів - на керівників структурних
підрозділів установи.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне
оформлення документа, що візується кількома особами, несуть
однаковою мірою всі ці посадові особи.
В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти
документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та
належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих
органів. ( Підпункт 4.1.6 в редакції Постанови КМ N 1173 ( 1173-2003-п )
від 28.07.2003 ) 4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повинен
мати обов"язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення
(додатки 9, 10): найменування установи - автора документа, код
установи, код форми документа, назва виду документа (не
зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст,
підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його
до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов"язкових
реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього
вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента
України від 3 жовтня 1992 р. N 493 ( 493/92 ) "Про державну
реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів
державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру,
повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа
затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну
реєстрацію (додаток 11).
4.2.2. Найменування установи повинно відповідати
найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене
найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно
зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене
найменування розміщується слідом за повним.
4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення
тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом
і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської
діяльності.
4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити
короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально
коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою
документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і
відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про
що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної
комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може
бути узагальненим.
Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж
правилами.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми
постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється
змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5,
дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та
повідомлень.
4.3. Датування документів
4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що
приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для
документа, що затверджується, - дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті,
що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи
дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у
послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року
слід писати: 13.01.97.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї
цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997
року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів і
документів, що містять відомості фінансового характеру,
застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня
1997 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його
підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
4.3.4. Обов"язковому датуванню і підписанню підлягають усі
службові відмітки на документах, пов"язані з їх проходженням та
виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання
документа і направлення його до справи).
4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині
документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього
місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата
проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа
зазначається у відповідній графі.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних
позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації
і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2. Індекси вхідних і створюваних установою документів
складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що
реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть
доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності,
кореспондентів, виконавців тощо.
4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому
порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів,
що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань
діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися
з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою
рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.
4.4.4. Під час реєстрації документів, що містять інформацію
про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".
{ Підрозділ 4.4 розділу 4 доповнено пунктом згідно з Постановою КМ
N 1338 ( 1338-2009-п ) від 08.12.2009 }
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його
обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству
здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними
підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції
займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє,
так і за її межами - зовнішнє.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються
на виконання законів України, постанов Верховної Ради України,
актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України,
доручень Прем"єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у
2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім
виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником
установи невідкладно. { Підпункт 4.5.1 доповнено абзацом згідно з
Постановою КМ N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003; із змінами,
внесеними згідно з Постановою КМ N 338 ( 338-2008-п ) від
09.04.2008 }
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів
проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у
строк, визначений їх розробниками. { Підпункт 4.5.1 доповнено
абзацом згідно з Постановою КМ N 1173 ( 1173-2003-п ) від
28.07.2003; в редакції